1.2 Функции управленческой деятельности [9]

Функция целеполагания. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование.

Не стоит пояснять важность этого процесса: именно цель определяет общую направленность деятельности организации, ее состав и структуру, регулирует характер существующих в организации взаимосвязей между ее компонентами, а также интегрирует их в согласованную систему.

Существует несколько способов классификации целей:

Общеорганизационные критерии:

По иерархичности (цели руководства высшего, среднего, низшего уровней управления, а также индивидуальные цели исполнителей).

По признаку их отнесенности к тому или иному подразделению (производственные, финансовые, перспективные, кадровые, инновационные, исследовательские, административные).

Функциональное разделение. Этот принцип разделения относится в основном к деятельности руководителя. Для реализации им управленческих функций он формирует те или иные цели («принять решение», «проконтролировать», «организовать», «мотивировать»).

По времени (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные).

По значимости (стратегические, тактические, оперативные).

По содержанию (экономические, организационные, научные, социальные, кадровые, технические, политические…).

По очередности реализации (неотложные, приоритетные, отсроченные).

По признаку их приуроченности к той или иной стадии «жизненного цикла организации».

Психологические критерии:

В зависимости от числа лиц, к которым они относятся (общеорганизационные, групповые, индивидуальные).

По определенности (структурированные - четкие, неструктурированные - размытые).

Формальные - реальные. Не факт, что цели организации согласуются с реальными, личными целями людей, включенных в организацию.

Функция прогнозирования. В теории управления существует два основных подхода к трактовке функции прогнозирования: она выделяется либо как самостоятельная, либо как один из этапов другой функции - планирования.

Этап прогнозирования развертывается при определении целей организации и в особенности при переходе от цели к этапу разработки планов деятельности организации.

Смысл данной функции заключается в том, что при помощи ее, организация переходит от стратегии «пассивного реагирования» на изменяющиеся внешние условия к стратегии «активного упреждения» этих изменений.

Считается, что продуктом прогнозирования является плановое предположение, - вероятностное окружение, в котором будут реализовываться планы организации.

Плановые предположения различаются:

По своей ориентации (прогнозы состояния внешней и внутренней среды организации).

По уровню контроля (неконтролируемые, контролируемые, частично контролируемые).

По степени определенности (гарантированные, вероятностные).

По времени (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные).

По характеру решаемых в процессе прогнозирования задач, по сфере применения (экономическое прогнозирование, технологическое, прогнозирование сбыта, прогнозирования развития, социальное прогнозирование).

Функция планирования. Сущность планирования заключается в том, что оно позволяет оптимальным образом согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения ее целей. Согласование имеет два аспекта: планирование по содержанию и планирование по времени. Первое, - это функциональное разделение обязанностей между отдельными членами организации и ее подразделениями, определение их основных задач и их сопряжение с общеорганизационными целями. Второе, - хронологическое распределение задач подразделений и отдельных исполнителей во времени, определение рациональной последовательности их выполнения.

Структура процесса планирования имеет несколько основных этапов:

Определение миссии организации.

Формулировка основных целей организации.

Анализ внешней среды.

Внутриорганизационная диагностика.

Изучение стратегических альтернатив.

Выбор стратегии.

Реализация стратегии.

Контроль и оценка эффективности реализации стратегии.

Функция организации. Необходимость данной функции обусловлена совместной деятельностью как таковой.

Эта функция имеет три основных значения:

Процесс создания определенной организационной структуры.

Функциональное разделение и последующая координация основных работ между индивидами в управляемой системе.

Координирующие процессы.

Функция принятия решения. Отличительной особенностью данной функции является то, что она менее стандартна и менее подвержена какому-либо алгоритму. Хотя и существуют многочисленные правила и методы принятия решений связи, очень велика роль личностных характеристик, психологических факторов.

Данная функция выступает как один из важнейших этапов процесса стратегического планирования. Она локализуется между фазами стратегических альтернатив и реализацией стратегии.

Данная функция включена в реализацию всех иных управленческих функций.

Считается, что на реализацию данной функции в большей мере влияют три основных фактора:

1. Неопределенность среды принятия решения (отсутствие нужной информации для выбора альтернатив).

2. Сложность среды принятия решения (необходимо учитывать большое количество факторов влияющих на процесс принятия решения).

3. Динамичность среды принятия решения (высокая степень изменчивости внутренних и внешних организационных факторов).

Функция контроля и коррекции. Контроль является необходимым средством и механизмом обеспечения эффективности функционирования системы управления. Для того, чтобы быть действенным и эффектным, контроль должен быть активным.

Это значит, что он не должен сводится к обнаружению отклонения, но помимо этого должен включать средства и механизмы их исправления. Это привносит в контроль необходимость появления коррекционной функции. В любом процессе контроля присутствует три обязательных компонента:

разработка системы стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов работы.

разработка стандартов исполнения и определения оценочных функций. Здесь устанавливаются два типа оценочных критериев: ориентиры по содержанию (качество) и ориентиры по времени.

сопоставление реальных результатов со стандартами. Действия по сопоставлению результатов со стандартами группируются в пять основных типов: 1) отсутствие отклонений как показатель эффективности работы 2) устранение отклонений, 3) пересмотр стандартов и оценочных критериев, 4) «корректирование поведения», 5) оценочные действия (текущая и заключительная оценка).

Существует также огромный перечень принципов реализации контрольно-коррекционной функции: своевременность контроля, Адекватность контроля содержанию деятельности, объективность контроля и так далее.

Коррекция обнаруженных отклонений бывает: технологической (внесение изменений в технологический процесс), организационной (совершенствование организации и распределения полномочий), психологической (изменение поведения человека).

Кадровые функции. Основные кадровые функции принято выделять и систематизировать на основе «хронологического критерия» (Карпов), то есть времени их возникновения в процессе организационного функционирования. Чаше всего выделяют следующие кадровые функции: формирование кадровой политики организации; разработка профессионально-квалификационных требований к персоналу; набор персонала; отбор персонала; определение системы заработной платы и льгот; организация системы стимулирования; профессиональная адаптация; подбор и подготовка персонала; повышение, понижение, перевод, увольнение персонала; подготовка руководящих кадров.

Специфичность управленческой деятельности в том, что ее предметом, объектом воздействия являются субъекты. Для эффективного достижения целей организации, управлению необходимо согласовывать индивидуальные деятельности субъектов организации. Это значит выдвигать перед персоналом определенные требования, задачи, цели, реализация которых необходима для достижения целей самой организации. Именно в этом процессе согласования деятельностей и проявляются все вышеперечисленные управленческие функции.

Выделение каждой из функции и рассмотрение ее в своей особенности и специфики необходимо для полного понимания УД. В тоже время следует понимать, что каждая из них не присутствует в «чистом виде», а является взаимодополняющей. Для понимания места функции во всем процессе управленческой деятельности необходимо понимать каждую управленческую функцию.

Я рассмотрел основные управленческие функции для того, чтобы показать, что все они связаны с процессами выбора и целеполагания. Становится очевидным, что от того, как эти процессы формируются, будет зависеть и сам результат. В процессе выбора человек выдвигает альтернативы «решения задачи» и при анализе собственных возможностей и возможностей ситуации осуществляет сам процесс выбора - одну из альтернатив. «Выдвижение альтернатив»; «анализ собственных возможностей и возможностей ситуации»; «выбор альтернативы»; - все эти процессы подвержены влиянию определенных мотивационных составляющих самого субъекта.

2. Место мотивации в управленческой деятельности

Организации, для достижения целей, необходимы люди, которые «справятся» с поставленными перед ними целями.

Организация ждет от своего работника, что он проявит себя [7]:

- Как специалист в определенной области, обладающий определенными знаниями и квалификацией.

- Как человек, обладающий определенными личностными качествами.

- Как исполнитель определенной работы, готовый осуществлять ее с должным качеством и с должной отдачей.

Д.В. Ньюстром и К.Дэвис в книге «Организационное поведение» [16] выводят следующую формулу

Р=С+М,

где Р, - результаты деятельности организации, С и М, - способности и мотивация ее сотрудников.

Но кроме этого работникам должны быть обеспечены возможности достижения поставленных целей и необходимые для этого ресурсы.

Учет способностей, мотивации, обеспечение условий достижения заданных целей, а также учет и предоставление ресурсов для их достижения, - это одни из основных задач управленческой деятельности.

Сотрудник, в идеальной рабочей ситуации, должен быть обеспечен всеми необходимыми ресурсами для реализации своего желания, достигнуть поставленных перед ним целей.

Трудно переоценить то значение, которое играет на сегодняшний день мотивация персонала в достижении организационных целей.

Существует огромное количество теорий в этой области.