Распределение дел во времени

После того, как выработан общий распорядок, режим дня, пора переходить ко второму этапу регулирования времени — к распределению. Простейший способ — начать вести расписание дел, т. е. записывать всю предстоящую работу (которую вы, проанализировав, отнесли к необходимой) в специальный блокнот.

Ведение такого расписания имеет смысл и тогда, когда ему не предшествует учет, анализ использования времени. Поэтому, если общее количество выполняемых дел (в том числе и бытовых) невелико, можно вполне обходиться таким расписанием, которое избавит вас от необходимости держать в памяти различные дела, и вы будете гарантированы от того, чтобы забыть что-либо. Удобнее иметь два расписания: одно — для учета постоянных занятий, срок выполнения которых известен; и второе — для текущих, разовых дел, сроки выполнения которых неопределенны.

После составления расписания их лучше распределить, закрепить за конкретными днями и часами. Целесообразно оформить расписание в виде таблицы, где имеется графа, указывающая сроки выполнения.

Удобной формой для записей дел являются еженедельники, имеющие сетку часов. Они бывают настольными и переносными (в том числе и карманными). Недостатком таких еженедельников является их неприспособленность для фиксации дел, срок выполнения которых неопределен. Для записей таких дел следует заготовить специальную карточку с таблицей, в графах которой можно указывать основные направления работы. Записи в ней делаются карандашом, а по исполнении дела — стираются. Графы, например, могут быть следующие: «взять в библиотеке», «купить» и т.д.

В журнале ЭКО за 1981 год была предложена самодельная записная книжка, состоящая из набора листков, меняющихся еженедельно (их можно вкладывать в обычную записную книжку) [3].

Раз в неделю, обычно в субботу или воскресенье, Два листа писчей бумаги складывают вчетверо и разрезают по линиям сгиба. Получается восемь листков.

Удобно, если форма записной книжки соответствует размеру этих листков. На семи листках сверху подписываете число, день недели и месяц, например: 1. 01. Восьмой листок остается для всяких записей, заметок, примечаний.

Кроме этих восьми листков, заведите вкладыш, состоящий еще из двух восьмушек, для записи так называемых «резервных» дел. В этот вкладыш записывают дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели. Приступая к заполнению очередных семи листков, вы просматриваете «резерв» и выбираете из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня или с утра вы должны просмотреть листок за прошедший день, вычеркнуть выполненное, перенести отдельные занятия на другие листки или в резерв, если в ходе их выполнения в этом появилась необходимость. Вписывать новые пункты на очередном листке можно в таком порядке: в начале листка — дела, приходящиеся на утро, в середине — дневные, а вечерние — в конце. Дела, выполнение которых связано с поездками обведите кружком. Вот и вся система...

В сущности такая книжка предшествует ведению картотеки, которой пользуются деловые люди при большой занятости и в которой карточки (иногда разных цветов) заводятся на каждое дело отдельно.

Карточная форма очень удобна, так как позволяет располагать дела в последовательности их выполнения, менять местами, группировать определенным образом. Она в наибольшей степени соответствует задаче регулирования (а не планирования) времени.

Большие картотеки хранят в ящиках, но студентам удобнее сделать мини-картотеку в форме книжечки, где небольшие по размеру карточки располагаются за прозрачными перегородками подобно тому, как хранятся марки в коллекционном альбоме.