1. Формуляр.

• Название компании;

• Адрес компании;

• Номера телефонов и факсов;

• Адрес интернет-сайта и электронную почту.

Здесь же могут указываться реквизиты компании и логотип.

2. Поля.: слева – 3 см, справа – 1,5. Поля нужны для возможных заметок, которые может захотеть сделать адресат, а также для удобства подшивки письма в папку хранения.

3.Регистрационный номер при оформлении делового письма используется для удобства делопроизводства. (Легче всего отыскать письмо по дате и регистрационному номеру. - для государственных учреждений. Регистрационный номер прописывается в верхнем левом углу документа.)

4. Шапка письма: Структура: должность, фамилия, имя и отчество адресата указываются в верхнем правом углу документа. Обращение размещается по центру письма. В конце предложения ставится восклицательный знак. Пример:

Начальнику отдела маркетинга ОАО «Трейд» Никитину А. К.

Уважаемый Андрей Константинович!

5. Шрифт . Используется шрифт Times New Roman, 12 кегль, единичный междустрочный интервал.

6. Нумерация листов необходима для писем, объемы которых более двух страниц.

7. Данные исполнителя . В данных исполнителя указывается фамилия, имя и отчество, а также контактный телефон и электронная почта. Прописываются в конце письма после подписи.

Размер шрифта должен быть меньше величины шрифта основного текста.

8. Приложения. Приложения оформляются отдельно. Но нумерация страниц письма может проставляться для всего письма, либо для письма и приложений отдельно. Сведения о наличии приложений указывается в тексте основного письма перед подписью. Пример: Данное письмо имеет два приложения на трех страницах.

Этические нормы делового письма

При оформлении деловых писем не желательно:

• Начинать письмо отказом.

• Принуждать адресата к определенному исходу, к примеру: «Прошу решить вопрос положительно».

• Принуждать адресата к принятию более быстрого решения. Нельзя : «срочно», «незамедлительно» и т.д. Правильнее использовать этикетные формулы «Прошу Вас дать ответ в такой-то срок»

• Делать намеки адресату на допущенные ошибки, непрофессионализм.

Для получателя обязательным является соблюдение следующих условий при оформлении делового письма:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение пересылаются отправителю с размещенными на них данными;

• четкий ответ компании-отправителю.