Невербальные средства повышения делового статуса

В процессе ведения делового разговора собеседники и партнеры невольно обращают внимание на окружающую их обстановку. Поэтому принимающему посетителей небезраз­лично, как выглядит его офис, являющийся своего рода его ви­зитной карточкой.

Подобно тому, как правильная и доказательная деловая речь, умение психологически верно держать себя в процессе всего делового разговора соответствуют представлениям об об­разе преуспевающего бизнесмена, так и умело оборудованный и хорошо оформленный интерьер рабочего офиса способствует повышению делового статуса его хозяина.

Интерьер офиса говорит о многом: о достатке фирмы, ее надежности и основательности. Поэтому надо стремиться к то­му, чтобы ваше «поле», т.е. место, где вы принимаете людей, приводило на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмо­сфера этого места способствовала повышению вашего делового статуса, а не снижала бы его.

Преуспевающие бизнесмены прилагают значительные усилия по обустройству своего офиса, поскольку они понима­ют, насколько в офисах все должно быть на своем месте. Со­стояние офиса - это наглядное свидетельство культуры дело­вого человека. Ее наблюдение всегда сближает деловых людей, делает их разговор более приятным и, как правило, более результативным.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюде­нием делового этикета, так и примитивный, а тем более не­ряшливый вид офиса и служебных кабинетов наносит труд­нопоправимый ущерб фирменной репутации. В итоге страда­ет и профессиональный имидж ее работников. Верно подме­чено, что скупой платит дважды. Когда речь идет о личном престиже или о фирменной репутации, подобные просчеты недопустимы.

Что нужно учесть, чтобы не допускать просчетов, касаю­щихся интерьера офиса? Перечислим основные моменты, от­меченные Д. Гер, которые позволяют это сделать.

1. Захламленный стол производит отталкивающее впечат­ление. Поэтому будьте опрятны, и никогда не раскладывайте вокруг лишние бумаги и посторонние предметы.

2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из кли­ентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите (особенно крошки).

3. Если вы привыкли пить кофе за рабочим столом, поль­зуйтесь чашкой или стаканом, а не одноразовыми картонными или пластиковыми стаканчиками.

4. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами по­стороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком офисе, а если захотел бы, то что бы этот офис мог сказать мне о своем хозяине?

5. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров, и продумайте все мелочи с точки зрения хороше­го тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство соб­ственного жилища.

6. Удостоверьтесь, что любой, даже самый незначительный предмет в вашем офисе выбран так, чтобы подчеркнуть ваш имидж. Не притаскивайте сюда вещей ради простой прихоти или из-за того, что вам хочется избавиться от надоевших дома безделушек.

7. Следите, чтобы в вашем офисе всегда было чисто и при­ятно, точно так же, как вы следите за вашей одеждой.

8. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, ус­тройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же офис у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в большом помещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет, либо пользуйтесь ширмой, загораживающей то, что не должны видеть посторонние.

9- Номера телефонов и документы, которые доверили лич­но вам, храните так, чтобы их не смог нечаянно прочесть ни другой работник фирмы, ни посетитель.

При оборудовании офиса применительно к российским ус­ловиям обычно создается три зоны: 1) личной работы, 2) колле­гиальной деятельности и 3) дружеского общения.

Зона личной работы оборудуется с учетом параметров ра­бочего стола, удобной конструкции кресла, правильного осве­щения площади рабочего стола, рационального расположения телефонов, наличия современного организационно-техничес­кого оборудования.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Необходимо иметь «коллегиальный» стол и удобные стулья для проведения совещаний, карандаши, ручки, листы чистой бумаги, графин с водой, стаканы. Если при проведении сове­щаний используется техническая аппаратура, то она должна быть соответствующим образом расставлена и предваритель­но проверена.

Зона дружеского общения. В ней желательно иметь пару удобных кресел, журнальный столик, прохладительные напит­ки. Зона должна находиться в стороне от двух названных рабо­чих зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

При оборудовании офиса желательно учитывать невер­бальные средства, которые могут ощутимо повысить деловой статус самого хозяина. Этого можно достичь, например, с помо­щью изменений форм кресла: надо увеличить его размеры и размеры деталей, удлинить ножки стула.

Чем выше спинка кресла, тем больше власти и авторите­та имеет бизнесмен, сидящий на нем. Так, у преуспевающего предпринимателя кресла чаще всего имеют высокую обтяну­тую кожаную спинку, а стулья для посетителей - низкую спинку.

Крутящиеся стулья в отличие от стульев на устойчивых ножках предоставляют человеку свободу передвижения в тот момент, когда на него оказывают давление. Стулья на устойчи­вых ножках не позволяют свободно передвигаться, и это отсутствие свободы компенсируется использованием жестов и тело­движений, которые помогают человеку раскрыть его чувства и отношение.

Известно, что крупные дельцы рекламного бизнеса лю­бят сидеть в кресле (как правило, с высокой спинкой), которое расположено на максимальной высоте от пола. В то же время для своих посетителей они предлагают место на диванчике или на стуле расположенном так, чтобы их лица находились на уровне стола. Трюк заключается в том, что пепельница ста­новится недосягаемая для посетителя, когда ему потребуется стряхнуть пепел.

Большое влияние можно оказать на посетителя в том слу­чае, когда его стул расположен напротив вас по другую сторону стола. Суть этого приема в том, чтобы поставить стул посетите­ля как можно дальше от вашего и тем самым существенно сни­зить статус посетителя.

Повысить ваш деловой статус помогут и другие приемы не­вербального общения, в частности:

- низкие стулья и диванчики для посетителей;

- дорогая пепельница, стоящая вне зоны досягаемости по­сетителя, и т.п.

Когда офис уже оборудован, он оформляется. При оформ­лении этого помещения желательно учитывать следующие ре­комендации: - Стены офиса лучше окрасить в стандартные цвета, общепринятые для служебных помещений. Наиболее приемлемыми и широко распространенными в России являют­ся голубой и бежевый цвета.

- Цветы на рабочий стол ставить не следует. Их место в приемной у секретаря.

- Держите в офисе костюм на смену (но только он не дол­жен быть виден).

- Кресло не должно быть массивным, чтобы вы в нем не те­рялись.

- Все картины или другие офисные украшения должны быть нейтральными.

Все остальное - по вашему вкусу и надобности. Слишком «роскошный» офис нежелателен, так как он не способствует со­зданию деловой атмосферы и нередко воспринимается посети­телями с определенным недоверием.